Förderungen von Maßnahmen für die Gestaltung des Demografischen Wandels in Sachsen-Anhalt durch das Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt
- OZG Antragsmangement -
"Bessere Bedingungen durch digitale Innovationen: Optimierung des OZG Antragsmanagement in der Gemeinde Salzatal- ZS/2022/05/166206 (Serviceportal zum OZG)"
1. Projektbeschreibung
1.1 Ausgangssituation
Der demografische Wandel ist vor allem im ländlichen Raum zu spüren. Nicht nur die zunehmende Alterung der Bevölkerung, sondern auch der Wegzug in die Städte stellt ein Problem dar. Die Zahlen für den Landkreis Saalekreis und somit auch für die Gemeinde Salzatal belegen den Trend der so genannten „Landflucht“.: Der Landkreis Saalekreis ist ein Landkreis mit 183 823 EW (2018) und einem Kreisgebiet von 1.433 km². Laut 6. Regionalisierter Bevölkerungsvorausrechnung ist bis 2030 von einem Bevölkerungsrückgang von über 12% auszugehen.
Der prognostizierte Bevölkerungsrückgang stellt den Landkreis Saalekreis und somit auch die Gemeinde Salzatal vor große Herausforderungen. Ein Grund für den Wegzug der Menschen ist die mangelnde Infrastruktur.
Digitale Innovationen können die Rahmenbedingungen im ländlichen Bereich verbessern und so dem Trend entgegenwirken. Der Landkreis und die Kommunen sind dabei herausgefordert, die digitale Transformation aktiv mitzugestalten. Der umfassende Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie und die steigende globale Vernetzung haben zur allgegenwärtigen Verfügbarkeit von Informationen und Services geführt. Damit geht ein fundamentaler Wandel der Arbeits- und Lebenswelt einher: Neue Produkte und Anwendungen verändern bestehende Geschäftsfelder und Lebensgewohnheiten.
Der zielgerichtete Umgang mit den Potenzialen der Digitalisierung wird damit zu einem ausschlaggebenden Faktor für die Zukunftsfähigkeit von Kommunen und Regionen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Entwicklung ist die Verwaltungsmodernisierung. Mit neuen Technologien können alte Prozesse vereinfacht werden. Im Hinblick auf die Bürger geht es vor allem um die Verringerung oder gar den Wegfall der Fahrt zur Behörde, die im ländlichen Raum mitunter etwas länger sein können, sowie um eine zeitunabhängige Inanspruchnahme von Dienstleistungen.
Diese Anforderung wurde auch auf Bundesebene bereits konkretisiert. Die Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen müssen im Rahmen des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) ihre Verwaltungsleistungen auch online anbieten. Ausgangspunkt für die Identifikation der umzusetzenden Verwaltungsleistungen bildet der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa), in dem die meisten Leistungen von deutschen Verwaltungen erfasst sind.
Die Initiierung und Unterstützung von interkommunalen und öffentlich-privaten Netzwerken und Organisationsformen zur Sicherung der Daseinsvorsorge werden dabei explizit als mögliche Förderaktivität im Fördergramm „Demografie gestalten“ benannt. Unter diesem Punkt lassen sich alle Aktivitäten subsumieren, die
· der Konzeptionierung,
· dem Aufbau, sowie
· dem Betrieb
von (technischen) Netzwerken dienen, die bei der Gestaltung des demografischen Wandels unterstützen können.
Doch mit der Digitalisierung der Verwaltungsleistungenen ist ein komplexer Prozess verbunden, der nur einem Gesamtkonzept folgend in Teilschritten zu bewältigen ist. Die Reihenfolge der Teilschritte muss aus Bürger- oder Unternehmenssicht betrachtet werden. Es gibt verschiedene Erhebungen, die Aufschluss über die wichtigsten Verwaltungsleistungen geben. So wurden in verschiedenen Top 100-Studien herausgefiltert, was Bürger und Unternehmen am häufigsten anfragen. Ebenso wurde im Regelbetrieb der Behördenrufnummer 115 analysiert, nach welchen Behördenleistungen sich die Anrufer am häufigsten erkundigt haben. Die Liste der Leistungen zeigt deutlich, dass ein Großteil der Leistungen, sowohl für Unternehmen, als auch die Bürger auf kommunaler Ebene angeboten werden. Eine Optimierung dieser Leistungen mittels digitalen Antragsverfahren unter Berücksichtigung digitaler Kommunikation und Bescheid Zustellung bietet den Bürgern und Unternehmen folglich den größten Mehrwert. Die komplexen Verfahren werden über ein Serviceportal den Nutzern zur Verfügung gestellt. Mittels Schnittstellen werden die notwendigen Services und Fachverfahren u.a. die E-Akte integriert. Neben der ansprechenden Frontend Darstellung für die Nutzer, sind umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten von Vorgängen im Backend für die Sacharbeiter zur Bearbeitung von Anträgen und der Kommunikation mit den Antragstellern essentiell.
1.2 Erwartete Ziele
a) Mehr Effizienz und Effektivität
Generell wird mit einer Digitalisierung der Verwaltung das Ziel verfolgt, dem Bürger und den Unternehmen die Zusammenarbeit mit der Behörde zu erleichtern. Unnötige Behördengänge sollen wegfallen. Die Leistungen sollen orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen.
Mit digitalen Anträgen soll es Bürgern und Unternehmen künftig ermöglicht werden, über ein Serviceportal ihre Anträge zu kommunalen Dienstleistungen komplett digital einzureichen. Dieser Voraussetzung ist geschaffen worden mit dem Serviceportal der Gemeinde Salzatal, welches sich bereits im Aufbau befindet. Darüber hinaus sollen sie auch elektronisch mit der Verwaltung kommunizieren und Unterlagen in digitaler Form nachreichen können. Durch die Anbindung des Nutzerkontos Sachsen-Anhalt mit dem dazugehörigen Postfach ist auch hier die Grundlage bereits technisch geschaffen worden. Ein aktueller Status soll den Bearbeitungsstand übermitteln. Zudem können beteiligte Behörden ihre Stellungnahmen direkt am Verfahren ergänzen. Unterlagen sind auf mobilen Endgeräten verfügbar und somit ortsunabhängig abrufbar.
Durch die Anpassung der aktuellen Prozesse an eine digitale Arbeitsweise sollen Optimierungspotenziale genutzt werden, die schlussendlich in eine schnellere Bearbeitung der Anträge münden soll. Eine Optimierung dieses Verfahrens würde viele Vorteile nach sich ziehen:
· schnellere Bearbeitung der Anträge durch verkürzte Kommunikationswege,
· bessere Qualität der Anträge durch Antragsassistenz,
· Erhöhte Flexibilität durch zeit- und ortsunabhängige Datenverfügbarkeit,
· Ressourcenschonung durch die digitale Dokumentation,
· Vereinfachung des Prozesses durch unkompliziertes Zusammenführen aller Beteiligten,
· mehr Kundenservice und Transparenz durch ein gemeinsam genutztes Serviceportal.
Um das Potenzial des Serviceportals komplett nutzen zu können, müssten neben den initial verfügbaren Diensten weitere datenfeldbasierte Online-Dienste als Angebot geschaffen werden. Hier wird durch die Gemeinde im Rahmen des Projektes zusätzliche technische Unterstützung bei der Erstellung gewünscht, um auch die notwendigen Richtlinien zur Umsetzung des OZGs erfüllen zu können.
b) Mehr Vernetzung durch die digitale Verwaltung
Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen erfordert nicht nur verwaltungsinterne Abstimmungen, sondern es müssen auch externe Beteiligte mit eingebunden werden. Hier wird folglich ein digitales Netzwerk zur optimalen Zusammenarbeit geschaffen. Zukünftig führt diese digitale Weiterentwicklung zur Verbesserung der Infrastruktur. Auf diesem Wissen kann und soll in Zukunft aufgebaut werden.
Um die Vernetzung in einer digitalen Verwaltung umsetzen zu können, sind jedoch technische Prozesse und Schnittstellen innerhalb der Antragsverarbeitung zu schaffen. Das Dokumentmanagementsystem (DMS) für die Einführung der E-Akte erfolgt aktuell im Jahr 2025 in der Gemeinde Salzatal. Eine Verknüpfung über eine bidirektionale Schnittstelle zwischen der Vorgangsverwaltung als Teil des Serviceportals und dem DMS würde ein Schritt zu einer medienbruchfreien Antragsbearbeitung führen. Schnittstellen zu den wichtigsten Fachverfahren sind in der Softwarelösung zum DMS enthalten und somit das Durchreichen der Antragsinformationen in die Fachverfahren gewährleistet. Erst diese Schritte würden zu einem ressourcenschonenden und effizienten Antragsmanagement führen, bei dem die Antragstellenden (Bürger oder Unternehmen) dann auch direkt profitieren würden. Auch eine Vernetzung mit den dezentralen Geodatenknoten ist erforderlich, um geographische Information für den Antragsprozess zur Verfügung zu stellen oder für die Verarbeitung im Fachsystem zu nutzen. Beispielhaft wären Anträge zur Anmeldung einer Veranstaltung oder Baumfällgenehmigung genannt.
1.3 Zielgruppe
Bürger: Eine wichtige Zielgruppe sind Menschen, die in der Gemeinde Salzatal wohnen. Für viele Verwaltungsleistungen sind analoge Anträge erforderlich, deren Einholung manchmal viel Geduld erfordert. Zudem müssen zahlreiche Dokumente in mehrfacher Ausfertigung zusammengestellt werden. Die Gemeinde Salzatal möchte sich dieser Zielgruppe als moderne Behörde präsentieren, die ihre Bürger bei Verwaltungsleistungen unterstützt.
Unternehmen: Analog den Bürgern gilt es für die lokalen und regionalen Unternehmen eine moderne und transparente Anlaufstelle für die Einreichung von Anträgen und digitaler Kommunikation zu gewährleisten. Durch eine zunehmende Vernetzung soll hier ein effizientes und effektives Verfahren erreicht werden. Auch hier wird mit dem Unternehmenskonto die technische Basis bereits gestellt.
Verwaltung: Durch die standardisierte Vorgangsverwaltung in einem Serviceportal werden Kommunikation (intern und extern) effektiver und effizienter. Anträge und Verfahren werden auch verwaltungsintern transparent sichtbar. Hier können durch digitale Stellungnahmen Prozessschritte entschieden optimiert werden. Das erleichtert das Arbeiten auf beiden Seiten und führt zu schnelleren Erfolgen.
Die Mitarbeiter sowie die Webpräsenz der Behörde sind somit die wichtigsten Kanäle, um die Zielgruppen zu erreichen.
1.1 Inhalt des Projektes
Das Projekt besteht aus drei zentralen Phasen, die sich wiederum in einzelne Arbeitspakete aufschlüsseln:
1. Phase: Konzeptphase
Das Projekt beginnt mit einer umfassenden Konzeptphase, die auch über den kompletten Projektzeitraum begleitend fortgeführt wird. Diese beinhaltet zum einen die Analyse der Prozesse im Hinblick auf Optimierungspotenziale. Zum anderen wird die IT-Infrastruktur dokumentiert. In thematischen Workshops werden schrittweise Prozesse und Anforderungen für die Antragsstrecke von Online-Diensten erarbeitet, das die als Grundlage für die technische Umsetzung dienen. Zudem werden hier konzeptionellen Voraussetzungen für die Anbindung vom Serviceportal zum DMS definiert, welche für die bidirektionale Anbindung beider Systeme notwendig ist.
Daran beteiligt ist eine Projektgruppe bestehend aus Mitarbeitern der Verwaltung, der IT, sowie den notwendigen Dienstleistern.
Folgende Arbeitspakete sind der Teil der Konzeptphase:
· Arbeitspaket: Erarbeitung der Prozesse im Soll-Zustand. Im Zentrum stehen die möglichen Optimierungspotenziale, die die Digitalisierung für die Gemeinde ermöglicht.
· Arbeitspaket: Erstellung der Anforderungskatalogen für die Umsetzung von Online-Diensten im Serviceportal inkl. der Prozessschritte in der Vorgangsverwaltung
· Arbeitspaket: Erarbeitung eines Konzeptes zur Anbindung Serviceportal und DMS unter Nutzung der standardisierten CMIS/DokuFIS Schnittstelle
· Arbeitspaket: Ermittlung von Synergien zwischen dem dezentralen Geodatenknoten und Serviceportale mit Vorgangsverwaltung zur Nachnutzung der bestehenden Geodateninfrastruktur
Die Konzeption muss im Zuge des Projektes regelmäßig überprüft und gegebenen falls auch angepasst werden.
2. Phase: Konfiguration und Bereitstellung von Online-Diensten
Nach Erstellung der Anforderungskataloge erfolgt die Weitergabe an den Dienstleister zur Umsetzung der Dienste. Diese Tätigkeiten können parallel zur Erstellung von neuen Anforderungsdokumenten erfolgen, so dass die Entwicklung von Online-Diensten komplett parallelisiert werden kann. Die Entwicklungszeit liegt durchschnittlich bei 5-6 Wochen pro Dienst. Die Test- und Feedback-Phasen werden in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Gemeinde Salzatal durchgeführt und dokumentiert. In der zweiten Phase werden hier auch die Tätigkeiten zur Anbindung der Geodateninfrastruktur innerhalb des dezentralen Geodatenknotens in der Vorgangsverwaltung für ausgewählte Online-Dienste verknüpft. Innerhalb der Phase erfolgen Schulungsmaßnahmen für die Sachbearbeiter der Kommunen, um die Online-Dienste in der Vorgangsverwaltung entgegen zu nehmen, Kommunikation mit den Antragstellenden über das Serviceportal zu führen und Bescheide rechtssicher über das Postfach des Nutzerkontos zu zustellen.
3. Phase: Bereitstellung Schnittstelle zwischen Vorgangsverwaltung im Serviceportal und DMS
Die dritte Projektphase beinhaltet die technische Anbindung der Vorgangsverwaltung innerhalb des Serviceportals mit dem DMS. Hier sind entsprechend des Konzeptes Metadatenfelder in den Online-Diensten zu pflegen und pilothaft für erste Online-Verfahren zu integrieren. Somit dient das Serviceportal der Gemeinde Salzatal als Gateway oder zentrale Drehscheibe für die eingehenden Online-Anträge und diese werden dann über Tätigkeitsdefinition in der Vorgangsverwaltung an das DMS weitergereicht.
1.5 Kooperationsstrukturen/Kooperationsvereinbarungen
Die Gemeinde Salzatal als Antragsteller, steht als technisch-organisatorischer Ansprechpartner dem Projekt zur Verfügung. Für die Projektumsetzung wird auf zahlreiche lokale und regionale Netzwerke zurückgegriffen. Zudem arbeitet die Gemeinde Salzatal auch mit anderen Kommunen des Saalekreises in einem OZG-Arbeitskreis, aber auch überregional zusammen, um Synergien in der Erstellung von Online-Diensten zu finden und auch eine Nachnutzung von Online-Diensten anderen Kommunen anzustreben, welche mit dem identischen System (brain-GeoCMS) erstellt worden sind.
Die technischen Dienstleister werden die einmaligen Projektarbeiten durchführen und zugleich als technischer Ansprechpartner fungieren.
1.6 Einbeziehung vorhandener Ergebnisse anderer Projekte/Untersuchungen
Im Zuge der Umsetzung des Online-Zugang-Gesetzes müssen einheitliche Qualitätsstandards für den die digitalen Prozesse berücksichtigt werden, ohne die kommunale Selbstverwaltung aus dem Blick zu verlieren. Hierbei gibt es Erfahrungen und Ergebnisse aus vergleichbaren Projekten im Land Sachsen-Anhalt aufzugreifen und die standardisierten Schnittstellen für den Austausch von digitalen Informationen zu berücksichtigen und auch zu gewährleisten. Die Plattform dient als zentrale Anlaufstelle für Bürger und Unternehmen, die Anträge an die Kommune stellen wollen. Sie verknüpft zudem interne Prozesse in der Verwaltung.
2 Nachhaltigkeit des Projektes
2.1 Fortführung des Projektes
Für die Gemeinde Salztal ist es wichtig, dass die Digitalisierung und die damit verbundene Verbesserung der Infrastruktur ganzheitlich entwickelt werden. Aus diesem Grund wird das vorliegende Projekt als Vorreiter für weitere Entwicklungen betrachtet.
Strategische Ausrichtung: Wie eingangs bereits erwähnt, ist das digitale Antragsmanagement und die digitalen Verarbeitung von Anträgen, sowie der die komplett digitalen Kommunikation ein zentraler Bestand für die Digitalisierungsstrategie der Gemeinde. Mit diesem Projekt wird ein Wissen aufgebaut, das für zukünftige Projekte genutzt werden kann. Ziel ist die digitale Verwaltung als ein Baustein des digitalen Landkreises. Hier kann allerdings weder ein Zeit- noch ein Kostenplan vorgelegt werden, da es sich um eine umfangreiche Weiterentwicklung handelt, die nicht beziffert werden kann. Für die Anlaufphase des Projekts werden die laufenden Kosten für das Serviceportal-Portal für die ersten 2 Jahre mit einkalkuliert.
Ganzheitliche Denkweise: In Bezug die der Online-Antragstellung in einem Serviceportal wird es auch hier weitere Arbeiten geben, da der Prozess von Anfang bis Ende digitalisiert werden soll. Neben der Einführung eines Serviceportals sollen auch die Arbeitsprozesse der beteiligten Behörden optimiert werden. Insbesondere sollen Medienbrüche vermieden werden. Dadurch werden die Laufzeiten der Verfahrensunterlagen deutlich minimiert. Zudem wird durch die digitale Kommunikation und Bescheid Zustellung der Wissenstransfer vereinfacht. Die angestrebten Schulungsmaßnahmen werden mit der Umsetzung organisatorischer Prozesse in einem digitalen Fachsystem den Mitarbeitern veranschaulicht, wodurch weitere Synergien und Anknüpfungspunkte für digitale Projektumsetzungen entstehen werden. Das wiederum spielt vor dem Hintergrund des demografischen Wandels eine zunehmend wichtigere Rolle.
2.2 Maßnahmen zur Dokumentation und Veröffentlichung der Projektergebnisse
Das Thema Digitalisierung und die damit einhergehende Verbesserung von Defiziten in der Infrastruktur spielt auch für andere Kommunen in Sachsen-Anhalt eine wichtige Rolle. Daher plant die Gemeinde die Ergebnisse des Projekts auch anderen Kommunen zur Verfügung zu stellen. Das Thema Nachnutzung steht dabei im Fokus. Hierbei wird über die vorhandenen Plattformen kommuniziert, sowie in Arbeitsgruppen. Das Projekt kann zudem in Veranstaltungen des Landes und des Ministeriums für Landesentwicklung und Verkehr vorgestellt werden.
Gleichzeitig wird das vorliegende Projekt als Pilotprojekt für die medienbruchfreie Digitalisierung von Online-Anträgen mit dem dazugehörigen Antragsmanagement in der Verwaltung im Vorgangsraum des Portals betrachtet. Daher spielt die Dokumentation eine enorm wichtige Rolle, um das gewonnene Wissen für nachfolgende Projekte zu nutzen. In einem Abschlussbericht werden die Erfahrungen aus dem Projekt dargestellt und alles Interessierten zur Verfügung gestellt.
3 Praxisorientierung des Projektes
3.1 Art und Weise des Transfers in die Praxis
Kommunen sehen sich mit den angebotenen Verwaltungsleistungen immer mehr als Dienstleister an Bürger und Unternehmen. Es ist davon auszugehen, dass nicht alle Anträge zukünftig digital eingereicht werden, jedoch zeigen die Portale mit veröffentlichten digitalen Antragsmöglichkeiten, dass der Service nach Liveschaltung bereits von den meisten Antragstellern genutzt wird. Wichtig ist, dass der Service vor der Liveschaltung umfassend geprüft und getestet wurde, um eine fehlerfreie Anwendung sicherzustellen. Anschließend muss er bekannt gemacht werden. An dieser Stelle greift die Öffentlichkeitsarbeit.
2.2 Öffentlichkeitsarbeit
Für die Öffentlichkeitsarbeit werden alle vorhandenen Kanäle genutzt. Über Bürgerbüros können die Möglichkeiten der Online-Antragstellung zudem direkt gestreut werden.
Multiplikatoren: Wichtig sind vor allem die Multiplikatoren in den Planungsbüros sowie alle Mitarbeiter der Verwaltung, die Bürgern und Unternehmen eine Auskunft zu dem Thema erteilen.
Website: Da die Website häufig der erste Anlauf bei der Informationsbeschaffung ist, wird über Teaser an zahlreichen Stellen auf das vorhandene Serviceportal verwiesen.
Guerilla-Effekt: Die Gemeinde rechnet damit, dass sich der neue Service innerhalb der Zielgruppe herumsprechen wird, vor allem durch Personen (egal ob Bürger, Mitarbeiter oder Unternehmen), die das Antragsverfahren erfolgreich abgeschlossen haben. Zudem sind es Bürger- und Unternehmen bereits gewohnt u.a. im Bank- und Versicherungswesen Anträge und Anliegen digital einzureichen und mit der damit verbundenen digitalen Kommunikation.
4 Sonstiges
Das Projekt kann in der angestrebten Zielstellung der medienbruchfreien Antragstellung als pilothaft für weitere Kommunen in Sachsen-Anhalt angesehen werden. Es gibt zwar in Sachsen-Anhalt bereits Serviceportale, der Umfang der bereitgestellten Leistungen im Rahmen des OZG befindet sich aber immer noch im Aufbau. Das Projekt stellt den Fokus neben dem Ausbau des Angebots in der digitalen Bearbeitung der Anträge, sowie in der Kommunikation mit weiteren Fachanwendungen
Diese Förderung wird aus Mitteln des Landes Sachsen-Anhalt bezahlt.